Hushållande med såväl råvaror som tålamod, tid och arbetskraft – den digitala plattformen Brigade uppfanns på restauranggolvet, och det är också där den är tänkt att göra nytta.
Text: Ebba Svennung Foto: Erik Olsson
Det var i Skellefteå idén föddes. Där har Sarah Holmkvist Arnason tillsammans med Jón Óskar Arnason drivit krog i 20 år, och det var också på plats på restaurang Bryggargatan och i samband med pandemin som de båda insåg att de jobbade alldeles för mycket. Behovet av att kunna effektivisera och bättre organisera arbetet blev akut. Det måste finnas smartare sätt att jobba på!
– Någonstans i världen måste det väl finnas nån app tänkte vi, berättar Sarah Holmkvist Arnason. Men vi hittade ingen. Så vi vände oss till David Eriksson på den digitala designbyrån North Kingdom med Google och Disney bland kunderna, och frågade om han kunde bygga en åt oss.
Restaurangbranschen har aldrig legat i framkant när det kommer till digitalisering. I synnerhet inte i hjärtverksamheten. Gästbokningar och scheman funkar, men i köket är det väldigt mycket kluddiga lappar och listor. Syftet med den nya plattformen skulle vara att digitalisera det där. Samla all viktig kunskap på ett och samma ställe. Utifrån menyer och recept digitalt kunna lista ingredienser, vilken mise en place som behövs för vad, vad köpas in, vad som är klart och vad som behöver göras. Om en detalj måste bytas i en rätt blir det ofta krångel med nya listor som ska distribueras och som riskerar att inte nå alla som ska ha informationen. När köksmästaren gör en ändring borde den därför uppdateras för alla berörda överallt samtidigt, och på så sätt förhindra brister i kommunikationen.
För detta med kommunikation på en restaurang är en stötesten, delvis för att man arbetar i olika team olika tider på dagen och saker riskerar att hamna mellan stolarna. Men också för att det är ont om personal i branschen och nya medarbetare ständigt måste läras upp.
Det är sex år sedan Sarah Holmkvist Arnason, Jón Óskar Arnason, David Eriksson och produktutvecklare Johann Prieur började ta fram Brigade, som de valde att kalla plattformen efter franskans ord för restaurangteam. Idag har de kommit en bra bit på väg. Plattformen används på prov av såväl små team om 10–15 personer, som på idrottsarenor där publiken servas i flera restauranger, barer och kiosker parallellt. Just på sådana ställen är det stor omsättning på personal med säsongsjobbare som ofta byts ut.
– Just onboarding av ny personal görs mycket enklare med Brigade, berättar Sarah Holmkvist Arnason. Nya medarbetare kommer snabbare in i jobbet och gör färre misstag, vilket i sin tur gör att de lättare känner sig bekväma i sina nya roller – något som i sig ger ökad trivsel. De flesta vill ju göra ett bra jobb.
Brigade används också på prov i en gymnasieskola i Piteå och en i Skellefteå. Idag ingår digital teknik i läroplanen på restaurangprogrammen. De unga är också så vana vid att använda tekniken och kan ge bra feedback, menar Sarah Holmkvist Arnason.
Under tiden de arbetat med plattformen har det varit viktigt att hela tiden jobba nära köket. De anställda jobbar också fortfarande sida vid sida, men har alltså gått från papper och penna till digital rapporteringen, avbockning och uppföljning på paddor eller sina smartphones. Administrativa sysslor ska inte ta tid, de ska spara tid, har varit mottot.
Förutom viktig info kring och hantering av råvaror för att minska svinn, fixar Brigade också listor med leverantörskontakter, liksom till städ, lösenord och sånt som öppningsrutiner. Att olika uppgifter fördelas till olika personer i personalen gör det enkelt att strukturera upp vem som ska göra vad och det går att i realtid och på distans hålla koll på när olika moment är avklarade. Det ger en personaleffektivitet i vardagen vilket sparar pengar, då personal idag är väldigt kostsamt.
– Det bästa är att vi blir så mycket mindre sårbara med Brigade. Om någon blir sjuk stannar allt inte upp för det, jobbet kan flyta på precis som vanligt. Beroendet av vissa nyckelpersoner byggs bort och skapar en långsiktig hållbarhet. Något som i förlängningen också ger gästerna en jämnare upplevelse.
När Circular Gastronomy den 26 januari utsåg vinnarna av Circular Gastronomy Challenge 2025, var en av dem Sarah Holmkvist Arnason som varit med att ta fram en digital plattform som organiserar jobbet i restaurangkök. Så här lät juryns motivering:
”Att mer effektivt använda de resurser som finns är snabbaste vägen till ett sundare matsystem. Det gäller inte bara råvaror, utan även arbetskraft och tid. Med hjälp av ett molnbaserat köksoperativsystem förvandlar Brigade restaurangmenyer till exakta listor över inköp och arbetsfördelning och ser till att medarbetarna får sina uppgifter, instruktioner och checklistor i mobilen. Plattformen minskar resursslöseri, frigör tid för gastronomisk kreativitet, skapar ekonomisk hållbarhet och cirkulärt resurstänk – allt i ett.”
Nu när ni vunnit Circular Gastronomy Challenge, vilken typ av stöd önskar ni er?
– För oss vore det värdefullt att få kontakter – och just nu kanske särskilt kring hur vi ska kunna implementera och använda AI-tekniken. För sex år sen när vi började produktutveckla Brigade var det ju ingen som talade om AI och nu går det undan. Kontakter vad gäller marknadsföring vore också tacksamt.
Sarah Holmkvist Arnason menar att för att kunna växa – även utanför Sverige – så behöver de så småningom också hitta en samarbetspartner.
– Vi tycker ju själva att vi har något jättespännande på gång med Brigade, men vi vill kunna gå vidare i vår egen takt.